Dziś przygotowałem garść porad dotyczących przygotowań do Instameetu, prowadzenia spotkania mobilnych fotografów oraz działań po wydarzeniu. To subiektywny poradnik dla organizatorów Instameetów. W poprzednim wpisie mogliście przeczytać jak Maciej Paliga i zespół @Igers.Bydgoszcz zorganizowali pierwszy igersowy Instameet i spotkanie mobilnych fotografów w Bydgoszczy.
Przygotowania do Instameetu
Wybierz datę i czas trwania
Idealne na fotograficzne spotkania są weekendy, szczególnie soboty. W te dni możesz liczyć na większą liczbę uczestników. Unikaj długich weekendów, dni przed świętami. Również w czasie ferii zimowych i wakacji frekwencja może być niższa.
O której godzinie rozpocząć instameet i ile czasu powinien trwać? Dobra godzina to 11:00, choć nie ma tu reguły. Pamiętaj o osobach, które mogą dojeżdżać z dalszych dzielnic w twoim mieście lub przyjeżdżać z innych miejsc w Polsce. Nie zapomnij o specyfice pór roku oraz czasie wschodu i zachodu słońca. Niestety warunki atmosferyczne trudno zaplanować z dłuższym wyprzedzeniem. Zawsze mam parasolkę za sobą 😉
Z doświadczenia dobry instameet może trwać nawet około 3-4 godziny, ale uczestniczyłem też w dłuższych wydarzeniach. Przy kilkugodzinnych instameetach pamiętaj o planowaniu krótkich przerw, w końcu jesteśmy tylko ludźmi i mamy swoje potrzeby.
Wybierz miejsce
Zastanów się czy będzie to spacer ulicami i odwiedzanie ogólnie dostępnych miejsc czy całość instameetu odbędzie się w konkretnym obiekcie. Oczywiście można zaplanować mix tych dwóch opcji. Pamiętaj, że jako organizator jesteś odpowiedzialny za bezpieczeństwo uczestników. Na pierwszy instameet proponowałbym zorganizowanie spaceru fotograficznego.
Liczba uczestników
W pierwszym instameecie, który organizowałem w 2012 udział wzięło 7 osób. Z biegiem czasu zauważyłem, że frekwencja na instameetach wahała się między 20-40 osobami. Frekwencja w dużej mierze zależy między innymi od atrakcyjności miejsca i planu instameetu. W Londynie uczestniczyłem w instameetach z ponad 150 mobilnymi fotografami. Kiedyś napiszę Wam czy różnią się angielskie i polskie spotkania mobilnych fotografów.
Osobiście preferuję grupę około 25-30 osobową. Po pierwsze jesteś wtedy w stanie nawiązać osobiste relacje z uczestnikami oraz można w miarę sprawnie zapanować nad poruszaniem się grupy po mieście i obiekcie. Większe grupy to już trochę więcej stresu. Podczas spaceru warto wtedy mieć osoby na początku i końcu grupy, które pilnują czy nikt się nie zgubił.
W przypadku spacerów zasadne wydaje się planowanie udziału większej liczby osób niż w zamkniętych obiektach lub organizowanych z określonymi partnerami.
Znajdź partnera
Na szczęście teraz znacznie łatwiej znaleźć partnerów do organizacji instameetów. Kiedyś na początku trzeba było nawet wyjaśniać co to jest Instagram 😉 Obecnie niejednokrotnie partnerzy sami zwracają się z ciekawymi propozycjami organizacji instameetu w swoich obiektach.
Kto może zostać partnerem instameetu? W zasadzie ogranicza nas tylko wyobraźnia. Mogą to być:
- instytucje kultury
- muzea
- galerie
- atrakcje turystyczne
- ogrody botaniczne
- szkoły wyższe
- teatry, opery
- obiekty handlowe
- stadiony i inne obiekty sportowe.
Wielkim powodzeniem cieszą się instameety organizowane w porozumieniu z lokalnymi publicznymi lub prywatnymi przedsiębiorstwami transportowymi (porty lotnicze, terminale promowe, zajezdnie autobusowe i tramwajowe, kolejowe dworce lub metra). Kolejni interesujący partnerzy to obiekty gastronomiczne, gdzie można zorganizować warsztaty fotografii kulinarnej.
Łakomym kąskiem da uczestników będzie instameet w niedostępnych na co dzień miejscach. Mogą to być:
- budynki administracji rządowej, samorządowej,
- budynki sądów, archiwów.
Warto też współpracować z deweloperami oraz firmami budowlanymi i odwiedzać nowo-budowane biurowce, wieżowce, hotele, czy inne obiekty takie jak tunele czy obiekty przemysłowe. Można także próbować zorganizować Instameet przed oficjalnym otwarciem danego obiektu. To świetna okazja dla zarządzających do promocji w mediach społecznościowych. W przyszłości przygotuję Wam osobny wpis dotyczący najdziwniejszych miejsc w jakich polscy igersi zorganizowali wydarzenia.
Jak się zabrać do przekonania firmy lub instytucji do współpracy? Po pierwsze przygotuj prezentację grupy w PowerPoincie lub Canvie, która zawierać będzie między innymi opis grupy, czym jest społeczność Igers, zorganizowane dotychczas akcje. Spisz swoje oczekiwania co do instameetu w danym miejscu i co zyska instytucja zapraszając grupę. Można także powołać się na przykłady naszych grup z innych miast. Idealnie jeśli znasz osobiście decydentów. Gotową prezentację możesz też wysłać do osoby zajmującej się promocją potencjalnego partnera instameetu. Czasami uzyskanie zgody nie będzie łatwe i może długo potrwać, ale warto próbować.
Otwarty czy zamknięty
Prowadzić rejestrację na instameet czy nie? To zależy. W przypadku spacerów po mieście raczej nie jest to konieczne. Wystarczy post na Instagramie czy założenie wydarzenia na Facebooku. Przy odwiedzaniu obiektów oraz organizacji wydarzenia z partnerami jest to polecane. Zarówno ty jak i partner powinni być przygotowani na określoną liczbę uczestników.
Najbardziej zawiedziony jestem gdy osoby pomimo wstępnych deklaracji nie przychodzą na instameet. Dlatego zasadne jest wprowadzenie rejestracji i uświadomienie rejestrującym się osobom, że każde miejsce jest cenne.
Próba generalna
Nie jest to konieczne, ale warto przed spacerem fotograficznym odwiedzić zaplanowane miejsca, sprawdzić czas przemarszu, odkryć nowe inspirujące miejsca na trasie instameetu. W przypadku organizacji instameetu z partnerami uważam to za niezbędną czynność. Po pierwsze na miejscu dokona się ostatecznych ustaleń, po drugie można przygotować materiał zdjęciowy i video do późniejszej promocji wydarzenia.
Wybierz hashstag
Poza stosowaniem hashtagów społeczności oraz partnerów koniecznie określ unikatowy hasztag wydarzenia. Pozwoli to tobie oraz innym uczestników odnaleźć posty i Stories z wydarzenia.
Opracuj grafiki
Mając już datę, miejsca, hasztagi i omówione sprawy organizacyjne czas przygotować materiały promujące instameet. Do tworzenia grafik można skorzystać z takich narzędzi online jak bezpłatna Canva, która oferuje wiele szablonów do Social Media, Instagrama i to zarówno do postów jak i Stories, z możliwością użycia zdjęć i video. Dodatkowe opcje znajdziecie w płatnej wersji CanvaPro. Koniecznie jasno przekaż datę, godzinę i miejsce rozpoczęcia instameetu.
Rejestracja
W Polsce najlepszym narzędziem do rejestracji uczestników na wydarzenia jest serwis Evenea. Osobiście korzystam z Evenei od 2014 roku. Do bezpłatnych wydarzeń korzystanie z serwisu jest darmowe.
W przypadku bardzo atrakcyjnego programu instameetu możesz spotkać się z większym zainteresowaniem niż posiadana pula miejsc. Można wtedy zastosować opcję kto pierwszy ten lepszy choć ja sugeruję inne rozwiązanie. Warto zawczasu mieć określone zasady akceptacji zgłoszeń i zastrzec sobie prawo do wyboru uczestników. Z kryteriów które można podać to przykład: posiadanie minimum rok konta na Instagramie, publikowanie zdjęć o określonej tematyce, itp. Spośród wielu opcji Evenea ma bardzo przydatną możliwość potwierdzania uczestnictwa dla wybranych uczestników.
Godne rozważenia jest również Eventbrite. Korzystałem z Eventbrite organizując instameety w Cambridge. Za co szczególnie cenię Evenbrite to osobna aplikacja mobilna dla organizatorów, która zapewnia całościową kontrolę nad procesem rejestracji uczestników na wydarzenia. Podczas samego instameetu niezwykle przydatna jest możliwość skanowania biletów okazywanych przez uczestników. Dzięki temu poznajesz osobiście zarejestrowaną osobę i co najważniejsze system pokazuje nam aktualną listę przybyłych uczestników.
Innym narzędziem do rejestracji jest MeetUp. Korzystałem z tego w Londynie uczestnicząc w wydarzeniach IgersLondon. Meetup oprócz funkcji rejestracji oferuje tworzenie społeczności organizatora oraz możliwość wstawiania komentarzy i zdjęć przez uczestników wydarzenia. Niestety dla organizatorów Meetup jest narzędziem płatnym.
Ustawiając w wybranym serwisie zasady i stronę rejestracji podaj również kontakt do organizatora – email i telefon.
Promocja Instameetu
Promuj instameet na Instagramie w postaci postu i Stories oraz wykorzystując inne media społecznościowe własnej społeczności takie jak strona na Facebooku, grupa na Facebooku, Twitter. Twój instameet może też być promowany na profilach Social Media @IgersPoland. Organizując instameet z partnerem możesz też liczyć, że wykorzysta swoje narzędzia promocyjne do popularyzacji wydarzenia.
Dodatki
Wszelkie dodatkowe pomysły uczynią instameet atrakcyjniejszym wydarzeniem. W przypadku spacerów fotograficznych po mieście warto przygotować mapkę, na której zaznaczona zostanie trasa spaceru oraz plan instameetu z podanymi szacunkowymi czasami odwiedzanych miejsc, informacjami o partnerach wydarzenia, oficjalnymi hasztagami wydarzenia.
Pomocne będę zaprojektowane i wydrukowane badge z nickami uczestników wydarzenia, zdecydowanie ułatwi to identyfikację. Jeśli to możliwe warto przygotować gadżety lub inne akcesoria, które mogą uatrakcyjnić zdjęcia.
Ostatnie chwile przed instameetem
- Sprawdź w systemie status rejestracji uczestników, w przypadku anulacji miejsc, poinformuj osoby z listy rezerwowej o zwolnieniu miejsc
- Przygotuj listę uczestników
- Naładuj sprzęt i powerbanki. Jeśli dysponujesz większą ilością powebanków zabierz je ze sobą dla innych uczestników.
Podczas instameetu
Przywitanie
Warto przybyć około 15 minut przed rozpoczęciem wydarzenia. Witając uczestników przedstaw plan instemeetu, przypomnij o partnerach, hashtagach. Szanuj czas uczestników, którzy przybyli punktualnie i rozpocznij instameet zgodnie z planem.
Zdjęcie grupowe
Zdjęcie grupowe będzie dla wszystkich miłą pamiątką po instameecie.
Prowadzenie grupy
Pisałem już o tym trochę wcześniej. W zależności od wielkości grupy można to różnie rozwiązać. Przy grupie do około 10 osób wystarczy jedna osoba z przodu. Przy większych grupach warto również mieć osobę na końcu, która będzie pilnowała czy nikt się nie zgubił. Instameet to nie wycieczka turystów od punktu do punktu, potrzeba czasu aby znaleźć dobry kadr lub pozować do zdjęć.
Gdy pracuję z partnerami takimi jak muzea, atrakcje turystyczne i mamy przewodnika to staram się z tą osobą wcześniej porozmawiać. Zawsze opowiadane przez nich historie, ciekawostki są bardzo interesujące. Aczkolwiek my jesteśmy wzrokowcami i szukamy ciekawych kadrów. Dlatego uprzedzam osoby opowiadające o danym miejscu, że my co prawda biegamy i robimy zdjęcia, ale słuchamy ich opowieści. Takie zachowanie może być dla przewodników turystycznych nietypowe, dlatego wolę ich uprzedzić aby nie czuli się lekceważeni przez nas.
Oficjalne zamknięcie
Gdy zostają zrealizowane wszystkie miejsca z planu instameetu, zgromadź uczestników i oznajmij koniec oficjalnej części wydarzenia. Często uczestnicy kontynuują spotkanie przenosząc się do pubu kawiarni czy innego lokalu gastronomicznego. Tutaj w luźnej atmosferze można powymieniać się informacjami na temat mobilnej fotografii, edycji zdjęć, sprzętu, itp. To też czas na pierwsze edycje zdjęć, wrzucenie Stories oraz podładowanie telefonów 🙂 Bywa również tak, że niektórzy kontynuują spotkanie odwiedzając kolejne miejsca.
Po Instameecie
Po wydarzeniu jest jeszcze kilka działań, o których powinno się pamiętać.
Po pierwsze publikując zdjęcie grupowe na Instagramie postaraj się oznaczyć wszystkich uczestników, to pozwala potem odnaleźć nowych znajomych. Najlepiej tego samego dnia polecam wysłanie zdjęcia do IgersPoland (na pewno opublikujemy) oraz do Phila Gonzaleza z Instagramers (jest duża szansa na publikację na profilu @Igers).
Przez systemy rezerwacyjne można wysłać podziękowania i podsumowanie instameetu. To też dobra okazja do zaproszenia na kolejne wydarzenia. Jeśli podczas instameetu organizowane były wyzwania, konkursy to oczywiście należy ogłosić wyniki i zwycięzców.
Na zakończenie
Życzę ciekawych pomysłów na instameety i spacery fotograficzne w waszych miastach i regionach. W przypadku pytań chętnie pomogę i doradzę w kwestiach związanych z organizowaniem instameetów mobilnych fotografów.
Intresuje Cię historia? Zobacz jak wyglądał pierwszy instameet fanów Instagrama w Gdańsku.